چک لیست اقدامات بسیار مهم برای حسابداران در پایان سال

زمانی که صحبت از عملیات پایان سال حسابداری می‌شود، عموم حسابدارها به بستن حساب ها فکر می‌کنند؛ علیرغم اینکه بستن حساب ها مهم‌ترین بخش عملیات پایان سال حسابداری است، اما تنها بخش نیست. مراحل عملیات پایان سال حسابداری عبارتند از:

• تکمیل دفاتر قانونی (روزنامه – کل)
• بایگانی کلیه اسناد و مدارک
• اقدام برای پلمپ و دریافت دفاتر قانونی سال مالی جدید

انبارگردانی مطابق دستورالعمل انبارگردانی و تهیه اسناد مرتبط با انبار

• انجام محاسبات مربوط به مطالبات کارکنان (عیدی، سنوات، مرخصی، پاداش)
• انجام محاسبات مربوط به کسر و اضافات انبار بر اساس انبارگردانی
• انجام محاسبات مربوط به تنخواه و تنخواه‌گردان‌ها
• تهیه گزارشات و صورت‌های مالی و مالیاتی (صورت سود و زیان، گزارش عملکرد)

• ثبت اسناد هزینه‌ای نظیر حقوق و مزایای پرسنلی، اجاره، پاداش‌ها و مواردی از این دست

الف) اگر هزینه قطعی شده باشد در بخش هزینه‌ها و بدهی‌های جاری ثبت می‌شود.

ب) اما اگر هزینه تنها برآورد و شناسایی شده باشد در بخش ذخیره هزینه‌های تحقق یافته پرداخت نشده ثبت می‌شود.

• ثبت درآمدهای تحقق یافته وصول شده و وصول نشده در حساب‌های مربوطه؛ از جمله: حساب‌های دریافتنی، صندوق و …

• تهیه لیست حساب‌های دریافتنی به تفکیک سازمان‌های بیمه‌ای طرف قرارداد نظیر بانک‌ها، نیروهای مسلح، کمیته امداد و …، به تاریخ 12/28 سال جاری
• تهیه لیست پیمانکاران، اشخاص، شرکت‌ها و مانده حساب تضمینات و سپرده‌های دریافتی به تاریخ 12/28 سال جاری
• تهیه لیست پیش پرداخت‌ها، علی‌الحساب‌ها و … به تاریخ 12/28 سال جاری

نکته: علی‌الحساب‌های پرداختی به پرسنل و … باید تا پایان سال جاری تصفیه شود.

• تهیه لیست پروژه‌ها و دارایی در جریان تکمیل یا ایجاد؛ همچنین تهیه لیست پروژه‌هایی که تا آخر سال جاری به بهره‌برداری رسیده و تحویل قطعی شده‌اند

• کنترل و اطمینان از ثبت کلیه رویدادها
• کنترل سیستم حسابداری جهت بررسی ثبت قطعی اسناد
• کنترل مقدار گردش ریالی انبار با ارقام ترازنامه
• کنترل مقدار ریالی گزارش دارایی‌ها با ارقام ترازنامه
• کنترل دقیق کلیه حساب‌ها و مانده‌گیری از آنها
• کنترل کلیه صورت‌های مالی و گزارشات (حسابرسی داخلی)

• بررسی و رفع مغایرت‌های بانک‌ها و طرف حساب‌ها
• بستن حساب‌های موقت با انتقال مانده آنها به حساب‌های دائم

نکته: مهم‌ترین مرحله پیش از آغاز عملیات پایان سال حسابداری، بررسی صحت اسناد و مدارک و قطعی شدن کلیه اسناد موقت در سیستم حسابداری است. زیرا در غیر این صورت مانده حساب‌ها به سال بعد منتقل نمی‌شوند؛ که موجب اختلال در ثبت سند اختتامیه و به دنبال آن سند افتتاحیه سال بعد می‌شود

بستن حساب ها یک فرآیند حساس و چند مرحله‌ای است؛ که عدم رعایت نکات مربوط به آن می‌تواند شرکت شما را با مشکلات زیادی مواجه نماید. در اینجا شما را با مراحل انجام آن به ترتیب اولویت آشنا می‌کنیم.

دلایل اهمیت بستن حساب ها

یکی از دلایل اهمیت بستن سال مالی آن است که، از روی هم جمع شدن حساب های مالی اشخاص جلوگیری می نماید. زمانی که افراد سال به سال به رسیدگی به امور مالی خود می پردازند و آن را صفر می نمایند، از انباشته شدن اطلاعات مالی جلوگیری کرده و فرآیند مشاهده و بررسی حساب های آنان نیز راحت تر می گردد

نکته: همان گونه که می‌دانید به هنگام بستن حساب‌های موقت، مانده آنها به یک حساب دائمی منتقل می‌شود. از سویی محاسبات عملکردی هر مجموعه بر اساس حساب‌های درآمد و هزینه انجام می‌شود، که حساب‌های موقتی هستند؛ از این رو فرآیند صفر کردن حساب‌های درآمد و هزینه و محاسبه صورت سود و زیان برای دوره مالی، یکی از مهم‌ترین دلایل اهمیت بستن حسابها است؛ که بسیار حساس و نیازمند دقت فراوان می‌باشد.

بستن حساب‌های موقت

بستن یا انتقال مانده حساب های موقت یا سود و زیانی به حساب های دائمی را بستن حساب های موقت می نامند. در انتهای هر دوره مالی مانده حساب های موقت طبق اصل تطابق هزینه با درآمد در اصول چهارگانه حسابداری بایستی صفر شود. این نوع حساب ها در دوره مالی بعد نبایستی دارای مانده باشند. یعنی در ابتدای هر دوره مالی مانده حساب های درآمد و هزینه و برداشت صفر است.